An Nhiên

Bài 1.1: Procurement là gì và vai trò của Procurement trong doanh nghiệp

An Nhiên
20/04/2022 , 05:42
Bài 1.1: Procurement là gì và vai trò của Procurement trong doanh nghiệp

Procurement có thể coi là một nghề phổ biến ở những nước có giao dịch thương mại phát triển. Đối với Việt Nam, đây là một nghề mới mẻ. Rất nhiều người hoạt động kinh doanh và điều hành doanh nghiệp không biết đến nghề này dù hàng ngày hoạt động procurement vẫn đang diễn ra trong chính doanh nghiệp của họ. Vậy Procurement là gì và vai trò của Procurement trong doanh nghiệp như thế nào?

Procurement là chức năng quan trọng của hoạt động kinh doanh kể từ khi các hoạt động thương mại ra đời nhưng người ta ít để ý tới hoặc không thể định nghĩa chúng. Ngày nay Procurement đã được gọi tên và trở thành một khoa học của quản trị doanh nghiệp.

Procurement là gì?

Procurement được hiểu đơn giản là quản trị thu mua. Đây là quá trình bao gồm việc lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp. Vì thế các hoạt động như thu mua nguyên liệu, dịch vụ cốt yếu, cần thiết để doanh nghiệp hoạt động, thu mua các trang thiết bị, máy móc hoặc thậm chí phục vụ cho các công tác nghiên cứu nhằm tạo ra sản phẩm đều là đối tượng của Procurement.

Trong bối cảnh hoạt động kinh tế ngày càng hiện đại hiện nay, Procurement còn được coi là các hoạt động chiến lược sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, công ty và tổ chức. Theo đó, Procurement không còn chỉ là hoạt động thu mua hàng hóa mà còn là những hoạt động đã được doanh nghiệp tính toán kỹ lưỡng, đảm bảo phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lúc này procurement là những hoạt động đóng vai trò nền tảng cho mọi hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp.

Procurement bao gồm tất cả các hoạt động trước, trong và sau mua hàng

Vậy procurement có cơ cấu tổ chức như nào trong doanh nghiệp? Tùy theo loại hình và quy mô của doanh nghiệp, procurement có thể được tổ chức thành các phòng, ban, có người đứng đầu là các Procurement Manager. Người hỗ trợ cho các Procurement Manager gọi là các nhân viên procurement, các nhân viên hành chính, kế toán, tạp vụ. Số lượng nhân viên tùy thuộc vào quy mô của hoạt động procurement tại doanh nghiệp đó. Với các doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ có một vài người, nhưng doanh nghiệp lớn và tập đoàn đó là bộ phận hoặc nhóm lớn có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.

Sự khác biệt giữa Purchasing và Procurement là gì?

Theo truyền thống, một số doanh nghiệp đã sử dụng thuật ngữ Purchasing đồng nghĩa với Procurement. Tuy là một sự nhầm lẫn sơ đẳng nhưng có thể làm phá sản mọi chiến lược của doanh nghiệp.

Thực chất purchasing thường chỉ được coi là một giai đoạn hay một quy trình chiến thuật nhằm đạt được hiệu quả mua hàng cao nhất. Còn procurement có phạm vi hoạt động rộng hơn purchasing. Nó bao gồm tất cả các hoạt động trước, trong và sau mua hàng. Nói cách khác purchasing là một tập hợp con của procurement.

Quy trình làm việc của một procurement

Chính vì hoạt động Procurement rất quan trọng trong doanh nghiệp nên procurement ở bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần có một quy trình làm việc chính xác. Tuy từng doanh nghiệp có những yêu cầu riêng về quy trình của một procurement nhưng bản chất của một quy trình là để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, có chi phí thấp nhất và cung cấp những sản phẩm, dịch vụ chất lượng nhất mà doanh nghiệp đang cần. Vì vậy có thể đưa ra được một quy trình cơ bản nhất của một procurement.

Trước tiên nhóm mua hàng cần dự trù kinh phí xuất phát từ yêu cầu của doanh nghiệp về hàng hóa, dịch vụ cần mua. Sau khi đã được doanh nghiệp phê duyệt kế hoạch procurement, nhóm mua hàng cần phải đàm phán, liên lạc, đặt ra yêu cầu và điều kiện với nhà cung cấp về số lượng hàng hóa, dịch vụ và phương thức tiếp nhận, vận chuyển, thời gian...

Nhà cung cấp khi nhận được thông tin từ nhóm mua hàng sẽ gửi báo giá, các giấy tờ, sản phẩm theo yêu cầu của nhóm mua hàng để nhóm mua hàng xem xét lựa chọn nhà cung cấp. Từ đây, doanh nghiệp sẽ xem xét năng lực của nhà cung cấp và đưa ra lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của mình. Sau khi có kết quả lựa chọn, doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ doạn thảo và ký kết hợp đồng.

Bước cuối cùng của một quy trình chính là việc nhà cung cấp sẽ giao cho doanh nghiệp mà đại diện là procurement nhận hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng và tiến hành nghiệm thu, thanh toán cho nhà cung cấp.

Nguyên tắc của Procurement

Procurement có rất nhiều nguyên tắc cần phải tuân theo. Tuy nhiên cũng giống như quy trình của procurement, có một số nguyên tắc mà để đảm bảo quá trình procurement diễn ra có hiệu quả, thuận lợi cho bên mua và nhà cung cấp thì quản lý của doanh nghiệp và các procurement manager cần phải biết và tuân thủ.

Nguyên tắc mức giá tốt nhất

Đối với mọi người tham gia hoạt động Procurement thì nguyên tắc này là nguyên tắc hàng đầu. Nguyên tắc mức giá tốt nhất là cách duy nhất mang về các sản phẩm, dịch vụ tốt nhất mà doanh nghiệp đó đang cần. Nhờ nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ giảm tối đa chi phí sản xuất, hoạt động của mình từ đó có mức lợi nhuận như kỳ vọng.

Procurement cần tuân thủ những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo quá trình thu mua diễn ra thuận lợi, hiệu quả

Nguyên tắc phân tích thu mua

Quyết định về việc tiến hành thu mua thường do người đứng đầu doanh nghiệp quyết định khi được đề xuất, báo cáo từ người đứng đầu nhóm, bộ phận procurement. Tất nhiên nhiều procurement manager được doanh nghiệp ủy quyền quyết định trên cơ sở kế hoạch chi tiết, phương án. dự án thu mua đã được phê duyệt trước đó. Để làm được điều này, các quản lý của doanh nghiệp và người đứng đầu nhóm thu mua cần phải tham khảo nhiều nguồn dữ liệu trên thị trường, phân tích thu mua sao cho đảm bảo thu mua đủ, đúng hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp đang cần.

Nguyên tắc chính xác, khách quan

Vì procurement là hoạt động quản trị mua hàng do vậy để quản trị hiệu quả thì toàn bộ số liệu procurement phải là số liệu chính xác, không nhầm lẫn hoặc có sự sai lệch. Những số liệu khách quan này phải vì mục đích tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp

Những kỹ năng quan trọng nhất của một Procurement là gì?

Mỗi doanh nghiệp có từng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh nhất định. Mỗi một nhân viên procurement sẽ phải có những kỹ năng riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên để hoạt động được trong procurement, mỗi nhân viên procurement cần có những kỹ năng quan trọng sau đây:

Kỹ năng dự đoán xu hướng thị trường

Kỹ năng này là kỹ năng quan trọng để các nhân viên procurement có những quyết định và đề xuất thu mua phù hợp. Doanh nghiệp lựa chọn được những nhân viên procurement có kỹ năng này sẽ đưa ra được chính sách thu mua phù hợp, từ đó doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thu mua, tăng lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh.

Kỹ năng đàm phán

Với vai trò của một người mua hàng, đàm phán là kỹ năng cốt lõi nhất một nhân viên procurement phải có được. Nếu kỹ năng đàm phán tốt, nhân viên procurement có thể đảm nhiệm vai trò vừa là người mua hàng, vừa là người bán hàng. Ở vai trò thu mua, bạn sẽ mang về cho doanh nghiệp mức giá tốt nhất. Ở vai trò bán hàng, bạn là một nhà cung ứng tài ba có thể thuyết phục được khách hàng lựa chọn và sử dụng hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp bạn tạo ra.

Kỹ năng sáng tạo và nhạy bén

Để là một nhân viên procurement giỏi bạn cần phải nắm bắt được sự biến động của thị trường. Hơn nữa nhu cầu của khách hàng liên tục thay đổi, thiếu đi kỹ năng sáng tạo và nhạy bén, bạn sẽ không thể tồn tại trong nghề thu mua.

Nghề procurement yêu cầu nhiều kiến thức, kỹ năng cơ bản

Có kiến thức về hàng hóa và thị trường

Để tim được nhà cung cấp phù hợp giúp bạn mua đủ số lượng hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn đang yêu cầu, bạn phải có kiến thức về hàng hóa và thị trường. Khi đã trang bị cho mình được kiến thức này bạn sẽ hiểu rõ sản phẩm mình cần mua, chất lượng tốt và mức giá tối ưu để tiết kiệm chi phí.

Những kỹ năng trên đây thường không tồn tại độc lập mà chúng sẽ hỗ trợ cho nhau để mang lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình procurement. Bạn nên chú ý rèn luyện đồng thời các kỹ năng này, đừng chỉ coi trọng một kỹ năng nào đó mà bỏ qua các kỹ năng khác. Có như vậy bạn mới trở thành một procurement chuyên nghiệp được.

Vai trò của procurement trong hoạt động của doanh nghiệp

Vì procurement thường được ví như "một chân" của doanh nghiệp, nếu không có hoạt động thu mua, doanh nghiệp không thể tồn tại được. Do đó vai trò của procurement giữ vị trí cốt lõi của doanh nghiệp. Vậy vai trò cốt lõi, sống còn đó là những vai trò gì?

Giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp

Để hoạt động được, doanh nghiệp cần phải thu mua hàng hóa để phục vụ cho các hoạt động sản xuất. Do đó quản trị mua sắm đóng vai trò rất lớn trong việc doanh nghiệp lựa chọn được hàng hóa, dịch vụ có chất lượng nhưng mức giá rẻ nhất, từ đó doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí của mình.

Giúp tăng doanh thu

Việc tăng doanh thu của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Tuy nhiên thu mua chính là hoạt động để doanh nghiệp có được nguyên liệu đầu vào của mình. Nếu hoạt động procurement giúp tiết kiệm được chi phí đầu vào, hoạt động kinh doanh không bị biến động lớn thì doanh thu của doanh nghiệp sẽ tăng doanh thu hơn dự kiến ban đầu.

Procurement có vai trò cốt lõi trong hoạt động của doanh nghiệp

Giúp doanh nghiệp có được những hàng hóa chất lượng với giá thành thấp nhất

Procurement có chức năng quan trọng là đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Khi thực hiện tốt chức năng này, procurement sẽ giúp doanh nghiệp có được hàng hóa tốt và giá thành thấp nhất. Đây chính là vai trò đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp.

Giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển

Doanh nghiệp sẽ bị phá sản nếu như nguyên liệu đầu vào có giá thành cao hoặc chất lượng không tốt như hoạch định ban đầu của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp vì không có hoạt động của procurement hoặc quản trị việc thu mua không tốt cũng lâm vào tình trạng không thể hoạt động hoặc không thể phát triển và cuối cùng dẫn tới việc phải phá sản.

Giúp thể hiện sứ mệnh của doanh nghiệp

Việc lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa cũng ảnh hưởng đến tôn chỉ và sự uy tín của doanh nghiệp. Ví dụ: một doanh nghiệp sản xuất vải lụa made in Việt Nam nhưng thực tế đã lựa chọn sai nhà cung cấp hoặc cấu kết với nhà cung cấp để thực hiện thu mua vải lụa Trung Quốc về bán bằng cách gắn mác Việt Nam. Trong trường hợp này nếu bị phát hiện sẽ không còn ai tin dùng sản phẩm của doanh nghiệp đó nữa. Như vậy sứ mệnh của doanh nghiệp đã không còn do chính hoạt động thu mua sai lệch của mình.

Nguồn: Tổng hợp



0 Lượt thích
0 Bình luận
Trâm Võ
13/07/2022 , 04:03

Hướng dẫn cách lập bảng chấm công cho doanh nghiệp

Bảng chấm công là một công cụ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất nhân viên tốt hơn. Tuy nhiên chẳng phải ai cũng biết lập bảng chấm công một cách chính xác. Vậy làm thế nào để lập bảng chấm công? Hãy cùng WE theo dõi bài viết sau đây!

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:03

Phúc lợi là gì? Những điều cần biết về phúc lợi dành cho nhân viên

Phúc lợi cho nhân viên là một khoản đầu tư quan trọng cho công ty của bạn. Tài sản lớn nhất của công ty bạn là con người. Khi bạn chăm sóc nhân viên của mình, bạn đang giúp đầu tư vào sự thành công của công ty và bảo vệ tương lai của công ty. Vậy phúc lợi là gì? Bạn đã hiểu rõ về phúc lợi chưa? Hãy cùng We tìm hiểu về phúc lợi qua bài viết sau đây nhé!

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:02

Cách giúp doanh nghiệp cải thiện phúc lợi dành cho nhân viên

Phúc lợi dành cho nhân viên là điều không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn sẽ có doanh nghiệp có phúc lợi không tốt. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp cải thiện được điều đó? Hãy cùng WE theo dõi bài viết sau đây!

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:02

Cách cải thiện và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên

Khả năng của một tổ chức để đạt được các mục tiêu của họ phụ thuộc phần lớn vào hiệu suất của nhân viên — những nhân viên hoàn thành và làm việc hiệu quả có thể là công cụ hỗ trợ tổ chức hướng tới thành công. Mặc dù vậy, nhiều nhà quản lý nhận thấy việc tạo động lực cho nhân viên và cải thiện hiệu suất của họ là một thách thức.

minh hoai
18/06/2022 , 17:36

Top list 6 Nguyên tắc trong thu mua mà bạn cần biết

Một số nguyên tắc thu mua chính là: 1. Đúng chất lượng 2. Đúng số lượng 3. Đúng lúc 4. Đúng nguồn 5. Đúng giá và 6. Đúng nơi.

Như Lưu
17/06/2022 , 09:43

Chuyển đổi số trong Procurement là gì? Những ứng dụng thành công của nó

Ngành thu mua hiện nay đã có những cải tiến mới mẻ nào về công nghệ mà bạn chưa biết? Cùng WE tìm hiểu bài viết dưới đây để khám phá ra các chuyển đổi số trong Procurement nhé!

Long Nguyen
13/06/2022 , 17:31

Những ứng dụng của công nghệ blockchain được áp dụng trong nhiều ngành nghề

Các ứng dụng chuỗi khối vượt xa tiền điện tử và bitcoin. Với khả năng tạo ra sự minh bạch và công bằng hơn đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các doanh nghiệp, công nghệ này đang tác động đến nhiều lĩnh vực khác nhau theo những cách khác nhau, từ cách các hợp đồng được thực thi đến việc khiến chính phủ hoạt động hiệu quả hơn.