Bảng chấm công là gì? Những loại bảng chấm công của doanh nghiệp

Bảng chấm công là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Cho dù bạn sử dụng chúng để theo dõi ca làm việc liên tục kéo dài 8 giờ hay là một phần của chiến lược quản lý dự án, điều cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp bạn là phải hiểu hoạt động bên trong bảng chấm công của nhân viên.

Bảng chấm công là gì?

Về cơ bản, bảng chấm công là những mẩu giấy (biểu mẫu / mẫu) mà nhân viên của bạn sử dụng để theo dõi khi họ làm việc.

Bảng chấm công đơn giản nhất ghi lại ngày tháng và thời gian nhân viên bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của họ. Loại bảng chấm công này phổ biến nhất trong bán lẻ và dịch vụ ăn uống, nơi nhân viên làm việc theo một ca và vị trí duy nhất và việc theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ cụ thể là không quan trọng.

Bảng chấm công là gì?

Các bảng chấm công phức tạp hơn ghi lại các hoạt động thực tế mà nhân viên đã dành thời gian của họ trong ngày làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhận nhiều khách hàng và dự án trong suốt cả năm.

Các doanh nghiệp đó cần biết nhân viên của họ đang dành bao nhiêu thời gian cho tiếp thị, sáng tạo, phân phối, dịch vụ khách hàng và toàn bộ các nhiệm vụ khác.

Đây là loại bảng chấm công thứ hai khiến nhiều người thắc mắc tại sao họ nên sử dụng bảng chấm công ngay từ đầu.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng bảng chấm công?

Đạt được bảng lương chính xác

Công dụng cơ bản nhất của bảng chấm công nhân viên là tính lương chính xác. Bạn làm điều đó bằng cách cộng số giờ làm việc trong một tuần và nhân nó với mức lương của nhân viên.

Phân tích trình độ

Bạn có thể sử dụng bảng chấm công theo dõi các nhiệm vụ trong một dự án (tức là quản lý dự án) để theo dõi mức độ làm việc của nhân viên. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về việc liệu một nhân viên cụ thể có thể đủ điều kiện cho một dự án, vai trò hoặc công việc mới hay không.

Phân tích trình độ.

Làm nổi bật kiến thức chuyên môn

Bảng chấm công trong quản lý dự án cũng có thể tiết lộ nếu một nhân viên đang phát triển một lĩnh vực chuyên môn có thể có lợi cho các dự án trong tương lai.

Gửi hóa đơn cho khách hàng

Một trong những lý do quan trọng hơn để sử dụng bảng chấm công là để báo cáo chính xác số giờ làm việc (và do đó, số tiền kiếm được) cho khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn.

Xác định nhu cầu đào tạo

Bảng chấm công thường tiết lộ khi một nhân viên đang mất nhiều thời gian hơn ước tính hoặc được phân bổ cho một nhiệm vụ nhất định. Với kiến ​​thức đó, bạn có thể cung cấp đào tạo khi cần thiết.

Quản lý khối lượng công việc

Bảng chấm công đã hoàn thành cho bạn biết nơi mà nhân viên của bạn đang dành nhiều công sức nhất. Điều này có thể giúp bạn phân phối khối lượng công việc một cách công bằng hơn để tăng năng suất.

Quản lý khối lượng công việc.

Đo lường hiệu quả

Bảng chấm công rất tốt trong việc phát hiện ra các hoạt động trong quy trình làm việc của bạn kém hiệu quả hơn các bảng khác. Được trang bị dữ liệu đó, bạn có thể tập trung sự chú ý vào việc sửa đổi và cải thiện các quy trình của mình.

Xây dựng cơ sở dữ liệu lịch sử

Bảng chấm công đưa ra những con số cụ thể cho các công việc phổ biến mà bạn có thể tham khảo để áp dụng cho các dự án trong tương lai. Ví dụ: nhân viên của bạn trung bình dành bốn ngày để thử nghiệm trong ba dự án gần đây nhất. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin đó để cải thiện giao tiếp với khách hàng.

Cải thiện ước tính

Thông tin bạn thu thập được từ bảng chấm công của mình (và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lịch sử của bạn) giúp bạn đưa ra các ước tính chính xác hơn cho khách hàng của mình về thời gian, chi phí và tài nguyên.

Cải thiện ước tính.

Tăng cường sự nhanh nhẹn

Một khi bạn bắt đầu theo dõi thời gian đúng cách, nó có thể giúp bạn trở nên nhanh nhẹn hơn. Sự nhanh nhẹn đó có thể giúp bạn dễ dàng thích nghi với các vấn đề trên đường đi.

Những loại bảng chấm công của doanh nghiệp

Bảng chấm công tiêu chuẩn

Bảng chấm công này được thiết kế cho những người thích gắn bó với thói quen của họ. Thiết kế của nó gợi nhớ đến bảng chấm công truyền thống, đồng thời mang đến những ưu điểm của kỹ thuật số. Xem chi tiết các nhiệm vụ khác nhau của bạn ở đó! Tham quan bảng chấm công tiêu chuẩn.

Bảng chấm công kỹ thuật

Mẫu bảng chấm công này có thiết kế “kéo và thả” mới sẽ thu hút giới công nghệ. Tính thẩm mỹ hiện đại hơn của giao diện đồ họa mới của nó giữ lại tất cả các tùy chọn bảng chấm công tiêu chuẩn mà bạn thích và sử dụng.

Những loại bảng chấm công của doanh nghiệp.

Bảng chấm công hàng tuần

Với bảng chấm công này, hãy nhập số giờ của bạn mỗi tuần thay vì mỗi ngày. Nó là hoàn hảo cho những người nói chung muốn đăng ký các nhiệm vụ với khối lượng thời gian lớn. Nó cũng lý tưởng khi làm việc trên một dự án mà các bước không cần phải chi tiết.

Bảng chấm công nhanh

Mặc dù bảng chấm công đều bổ sung cho nhau trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động, bảng chấm công nhanh phù hợp nhất với giao diện của điện thoại. Và như tên cho thấy, nó tự bổ sung rất, rất nhanh. Điền vào nó chỉ trong 3 cú nhấp chuột!

Kết luận

Như vậy, hi vọng với bài viết này WE đã giúp bạn hiểu rõ hơn về bảng chấm công cũng như liệt kê ra những loại bảng chấm công của doanh nghiệp. Nếu còn thắc mắc gì về bảng chấm công, đừng ngần ngại liên hệ với WE để WE có thể giúp bạn nhé. Chúc bạn một ngày tốt lành!