Hướng dẫn cách lập bảng chấm công cho doanh nghiệp

Bảng chấm công là một công cụ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất nhân viên tốt hơn. Tuy nhiên chẳng phải ai cũng biết lập bảng chấm công một cách chính xác. Vậy làm thế nào để lập bảng chấm công? Hãy cùng WE theo dõi bài viết sau đây!

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là một công cụ đa dạng và đa chức năng. Việc sử dụng phổ biến nhất của bảng chấm công là cho phép bạn ghi lại lượng thời gian mà một nhân viên đã làm việc. Đây có thể là số giờ trong một ca làm việc hoặc số giờ làm việc cho một nhiệm vụ cụ thể.

Bảng chấm công là gì?

Các bảng chấm công này sau đó được bàn giao cho bộ phận kế toán và tài chính của bạn, sau đó được sử dụng để tính lương. Trong quản lý dự án, bảng chấm công là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp theo dõi thời gian của họ và giữ cho các dự án đi đúng hướng.

Tại sao doanh nghiệp cần phải lập bảng chấm công?

Theo dõi chi phí dự án

Là chủ doanh nghiệp, bạn phải biết số tiền bạn phân bổ cho các dự án nhất định và liệu bạn có đang thanh toán cho khách hàng của mình một mức giá hợp lý theo giờ hay không. Bảng chấm công có thể giúp bạn theo dõi xem bạn đang kiếm được hay mất tiền cho các dự án, điều này cuối cùng có thể giúp tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn.

Đo lường hiệu suất của nhân viên

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách để đo lường hiệu suất của nhân viên, thì bảng chấm công là cách để bạn thực hiện. Bạn có thể theo dõi thời gian của nhân viên, điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về cách nhân viên của bạn trải qua các ngày của họ. Sự hiểu biết sâu sắc này có thể cải thiện hiệu suất và năng suất của nhân viên trong văn phòng.

Đo lường hiệu suất của nhân viên.

Tiết kiệm tiền

Bảng chấm công cuối cùng có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn. Họ cho bạn biết chính xác những dự án mà nhân viên của bạn đang thực hiện và họ dành bao nhiêu thời gian làm việc cho chúng.

Điều này có thể giúp xác định những nhân viên cần cải thiện khả năng quản lý thời gian cũng như những nhân viên cần được khuyến khích. Nó cũng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về bất kỳ nhiệm vụ nào mà bạn đang phân bổ quá nhiều tiền để bạn biết cách cắt giảm.

Nâng cao hiệu quả quy trình làm việc

Bảng chấm công giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc mà nhân viên của bạn đang làm. Bạn có thể sử dụng điều đó để cải thiện hiệu quả quy trình làm việc cho những người phê duyệt trong phòng nhân sự / biên chế. Với bảng chấm công, bạn có thể hiểu rõ hơn về những dự án nào cần nhiều thời gian và nguồn lực hơn và những dự án nào cần ít hơn.

Điều này cũng có thể giúp ủy thác trách nhiệm, vì vậy bạn không có quá nhiều nhân viên làm việc trong một dự án.

Cách lập bảng chấm công

Có một số phương pháp và cách tạo bảng chấm công. Cách đơn giản nhất là một bảng chấm công vật lý. Đây là một cách rẻ và hiệu quả để theo dõi thời gian của bạn. Vấn đề với bảng chấm công vật lý là chúng dẫn đến việc tích tụ các thủ tục giấy tờ.

Cách lập bảng chấm công.

Bảng chấm công cũng dễ bị thất lạc hoặc thất lạc. Bộ phận kế toán của bạn sẽ phải có các thủ tục nộp đơn nghiêm ngặt, mất nhiều thời gian.

Một cách hiệu quả hơn nhiều để lập bảng chấm công là sử dụng phần mềm chấm công trực tuyến. Điều này cho phép bạn giữ mọi thứ được tổ chức trực tuyến. Điều này lại cho phép bộ phận trả lương của bạn được sắp xếp hợp lý và hiệu quả hơn rất nhiều.

Cách điền vào bảng chấm công

Nhập tên nhân viên

Trong trường tên của bảng chấm công, hãy thêm tên đầy đủ của người có giờ bạn đang ghi. Đây thường là người hoàn thành bảng chấm công của nhân viên.

Nếu bạn có nhiều nhân viên có cùng họ, tên đầy đủ của họ sẽ giúp tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

Thêm ngày hoặc phạm vi ngày

Dựa trên thời điểm họ trả lương, hầu hết các công ty yêu cầu nhân viên hoàn thành bảng chấm công hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Ví dụ: bạn có thể nhập ngày bắt đầu của tuần có liên quan vào bảng chấm công hàng tuần.

Hãy nhớ rằng, điều cần thiết là điền ngày chính xác cho các mục đích trả lương, thuế và kiểm toán. Hồ sơ không chính xác có thể tạo ra các vấn đề pháp lý cho công ty của bạn.

Điền vào chi tiết dự án và nhiệm vụ

Trên bảng chấm công, người sử dụng lao động có thể nhóm các nhiệm vụ theo dự án để giúp dễ dàng xem nhân viên đang làm gì. Điều này cũng giúp bạn xuất trình bằng chứng về số giờ có thể thanh toán cho khách hàng cho mục đích thanh toán.

Bạn cũng có thể cần điền vào danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành trong một dự án cụ thể dựa trên nhu cầu của bạn. Điều này rất hữu ích cho các dịch giả tự do hoặc nhà thầu có các khoản phải trả mà bạn tính toán trên cơ sở nhiệm vụ.

Thêm giờ làm việc cho mỗi ngày trong tuần

Bảng chấm công sẽ có một cột cho mỗi ngày trong tuần. Bạn có thể điền vào số giờ làm việc so với những ngày chính xác.

Thêm giờ làm việc cho mỗi ngày trong tuần.

Phần này của bảng chấm công rất quan trọng vì nó cho phép bạn chọn bất kỳ mẫu hàng tuần nào. Ví dụ, nếu nhân viên đến muộn vào thứ Hai hàng tuần hoặc có xu hướng bỏ việc vào thứ Sáu.

Tính tổng số giờ

Sau đó, bạn sẽ cần tính tổng số giờ của mình và điền thời gian vào cột tổng. Bằng cách này, bạn có thể xem tổng thời gian làm việc mỗi ngày. Người sử dụng lao động có thể sử dụng thông tin này để tính toán số giờ làm thêm và thời gian tăng gấp đôi cho mục đích trả lương.

Nếu đang sử dụng trang tính Excel hoặc một chương trình tương tự, bạn có thể sử dụng công thức để tính toán các cột và hàng tự động để tính tổng số giờ làm việc.

Thêm ghi chú nếu cần

Hầu hết các bảng chấm công sẽ có một khoảng trống để ghi chú. Tại đây, bạn có thể nhập các thông tin chi tiết như mức giá hàng tuần hoặc hàng giờ, lý do làm thêm giờ, sự chậm trễ hoặc vắng mặt,...

Ví dụ, nếu bạn phải nghỉ làm để tham gia nhiệm vụ bồi thẩm đoàn, bạn có thể đề cập điều đó trong phần ghi chú.

Đợi phê duyệt

Sau khi hoàn thành bảng chấm công của mình, bạn phải gửi bảng chấm công cho người quản lý, đại diện nguồn nhân lực hoặc người phê duyệt được chỉ định. Họ phải xác minh các chi tiết và ký theo yêu cầu để phê duyệt bảng chấm công.

Nếu bạn đang sử dụng bảng chấm công điện tử, bạn có thể dễ dàng chia sẻ nó với người phê duyệt qua email hoặc bạn có thể gửi bảng chấm công có thể in được trực tiếp.

Kết luận

Như vậy, hi vọng với bài viết này WE đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lập bảng chấm công cho doanh nghiệp. Chúc bạn có một ngày tốt lành!