Kinh nghiệm và phương pháp lựa chọn nhà cung cấp cho Procurement

Nhà cung cấp trong hoạt động Procurement đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp tốt là việc mà các doanh nghiệp cần phải quan tâm.

Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp cho Procurement

Khi lựa chọn nhà cung cấp cho hoạt động Procurement cần phải đảm bảo rằng nhà cung cấp hàng hoá với số lượng đầy đủ, thời gian giao hàng kịp thời, đáp ứng về chất lượng, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và hơn hết là phải đáp ứng được yêu cầu, khả năng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp với chi phí thấp và tối ưu nhất. Để lựa chọn được nhà cung cấp tốt thì doanh nghiệp cần phải nắm rõ về quy trình lựa chọn nhà cung cấp cơ bản bao gồm 4 giai đoạn dưới đây.

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp cơ bản bao gồm 4 giai đoạn.

Giai đoạn thu thập thông tin

Ở giai đoạn thu thập thông tin này, đầu tiên doanh nghiệp cần thu thập các thông tin thứ cấp chẳng hạn như các báo cáo về tình hình mua hàng và thông tin phân tích nguồn cung ứng trong doanh nghiệp, đồng thời thu thập các thông tin phát triển của các nhà cung cấp thông qua các phương tiện truyển thông như tạp chí, báo, tin tức truyền hình, mạng xã hội,...

Để giai đoạn thu thập thông tin được hoàn thiện hơn thì bên cạnh những thông tin thứ cấp nêu trên thì doanh nghiệp còn cần bổ sung các thông tin sơ cấp với hình thức khảo sát và điều tra trực tiếp từ các nhà cung cấp. Tuỳ vào nhu cầu và tiêu chuẩn riêng mà mỗi doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thu thập các dữ liệu cần thiết từ các nhà cung cấp.

Giai đoạn đánh giá

Mỗi nhà cung cấp sẽ có những đặc điểm riêng nhất định, chính vì thế để dễ dàng trong việc đánh giá và lựa chọn, doanh nghiệp cần phân loại các nhà cung cấp theo các tiêu thức cơ bản như theo vị trí trong kênh phân phối, theo trình độ công nghệ hoặc theo các thành phần kinh tế. Bên cạnh đó, để việc đánh giá nhà cung cấp được rõ ràng và chính xác nhất, cần phải đánh giá các nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn xác thực khác như: tiêu chuẩn về giá cả, chất lượng; khả năng tài chính; độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịch vụ, thực hiện hợp đồng,...

Giai đoạn tiếp cận, đề xuất

Để hiểu rõ về tình hình các nhà cung cấp thì cần phải tiếp cận họ. Vì thế các doanh nghiệp đã quyết định cử chuyên viên mua thăm nguồn hàng hoá của nhà cung cấp để từ đó đưa ra những đề xuất cho việc mua hàng. Các đề xuất này liên quan đến việc thiết lập mối quan hệ mua hàng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp về sản phẩm, giá cả, chất lượng, cách thức đặt hàng, thời gian giao hàng, thủ tục thanh toán,...

Từ những thông tin có được sau khi tiếp cận các nhà cung cấp kết hợp với những thông tin ở giai đoạn đánh giá, doanh nghiệp sẽ tiếp tục xếp loại các nguồn cung cấp theo sự ưu tiên để thực hiện mối quan hệ mua hàng.

Giai đoạn thử nghiệm

Sau khi xếp loại các nguồn cung cấp theo thứ tự ưu tiên, doanh nghiệp cần phải tìm ra các nhà cung cấp chính thức có mối quan hệ lâu dài cho mình thông qua giai đoạn thử nghiệm. Giai đoạn thử nghiệm là giai đoạn quan sát, kiểm tra trong một khoảng thời gian nhất định, các nhà cung cấp có đảm bảo các tiêu chuẩn hay không.

Nếu các nhà cung cấp đạt được đủ các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đề ra đồng thời đảm bảo mức độ tin cậy cao, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp đó để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài. Tuy nhiên, đối với các nhà cung cấp không đạt được các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đã đề ra, doanh nghiệp cần phải loại ra và tiến hành thử nghiệm với các nhà cung cấp tiếp theo trong danh sách.

Một số lời khuyên khi lựa chọn nhà cung cấp

Tận dụng các mối quan hệ

Thông qua các mối quan hệ khác như bạn bè, người thân,... , doanh nghiệp có thể biết đến và tiếp cận được những nhà cung cấp chất lượng. Những mối quan hệ thân thiết sẽ có thể có những đánh giá khách quan và chính xác nhất về chất lượng của nhà cung cấp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có được các nhà cung cấp tiềm năng trước khi tìm hiểu sâu hơn tính phù hợp của nhà cung cấp đối với nhu cầu của doanh nghiệp.

Loại bỏ những nhà cung cấp chỉ quan tâm đến lợi ích riêng

Nếu một nhà cung cấp quá chú tâm vào các lợi ích riêng của họ mà không quan tâm đến lợi ích chung khi hợp tác hoặc ràng buộc doanh nghiệp vào khuôn khổ riêng của họ thì những nhà cung cấp ấy sẽ khó để đưa ra những giải pháp phù hợp và mối quan hệ hợp tác sẽ khó mà thành công.

Sẵn sàng loại bỏ nếu cảm thấy không phù hợp

Khi một nhà cung cấp có những biểu hiện không hợp tác, bất mãn thì doanh nghiệp cần phải vô cùng chú ý. Bất cứ khi nào doanh nghiệp cảm thấy việc tạo dựng mối quan hệ với nhà cung cấp trở nên khó khăn hoặc không khả thi thì doanh nghiệp nên dừng lại mối quan hệ hợp tác này và lựa chọn một nhà cung cấp khác để tránh gây ra những tranh chấp không đáng có.

Áp dụng các lời khuyên để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.

Tạm kết

Việc lựa chọn nhà cung cấp cho hoạt động Procurement là vô cùng quan trọng để quyết định được sự thành công của cả hoạt động Procurement. Chính vì thế, việc hiểu rõ phương pháp lựa chọn nhà cung cấp cũng như các lời khuyên mà bài viết đã đề cập sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đúng nhà cung cấp cho doanh nghiệp của mình.

Nguồn: Vilas