Procurement Management (quản lý mua sắm) là gì? Chức năng của Procurement Management

Quản lý mua sắm chịu trách nhiệm giám sát tất cả các quá trình liên quan đến việc mua các sản phẩm, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và ngành, các thuật ngữ “tìm nguồn cung ứng”, “mua hàng” và “thu mua” có thể được sử dụng thay thế cho nhau để mô tả chức năng mua sắm vật tư và quản lý quy trình, với việc tìm nguồn cung ứng được coi là chiến lược hơn, và mua hàng và mua sắm được sử dụng để chỉ chức năng hoạt động thực tế. Cùng WE tìm hiểu thuật ngữ Procurement Management là gì cũng như chức năng của nó nhé !

Procurement Management là gì?

Nhiều tổ chức không có sẵn các quy trình quản lý mua sắm hiệu quả. Thông thường, đây là kết quả của việc dựa vào các quy trình thủ công, dựa trên giấy tờ thay vì áp dụng các giải pháp kỹ thuật số cung cấp tự động hóa.

Procurement Management là gì?

Kế hoạch quản lý mua sắm thủ công có nhiều rủi ro với chi phí xử lý cao, tài liệu bị thất lạc, chu kỳ phê duyệt chậm, cơ hội giảm giá bị bỏ lỡ và chi phí không kiểm soát được. Kết quả của sự hỗn loạn, các mối quan hệ với nhà cung cấp bị ảnh hưởng do các giải pháp tranh chấp không hiệu quả, quản lý nhà cung cấp kém, thanh toán chậm,…

Chức năng chính của Procurement Management

Có một số chức năng trong mua sắm, nhưng đây là những chức năng quan trọng nhất để tự động hóa. Loại bỏ khía cạnh thủ công của năm chức năng này sẽ tiết kiệm tiền bạc và thời gian, đồng thời cải thiện năng suất.

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng (PR) nên được thực hiện để tất cả nhân viên tạo hồ sơ về các mặt hàng họ yêu cầu, từ danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt, thay vì mua hàng từ bất cứ nơi nào họ muốn, bất cứ khi nào họ muốn.

Với phần mềm quản lý mua sắm, các trưởng bộ phận có thể phân bổ ngân sách và thiết lập quyền của người dùng để chỉ những người có thẩm quyền chính xác mới có thể phê duyệt các yêu cầu mua hàng và chuyển đổi chúng thành đơn đặt hàng.

Yêu cầu mua hàng (PR).

Với phần mềm này, một thành viên trong nhóm có thể tạo PR trong hệ thống, ra lệnh họ cần gì, họ muốn đặt hàng từ đâu và khi nào họ cần giao hàng. Định tuyến tự động sẽ ngay lập tức gửi yêu cầu đến thành viên nhóm cần thiết để phê duyệt.

Sau khi được chấp thuận, nó sẽ tự động chuyển đổi thành đơn đặt hàng để giao cho nhà cung cấp. Nếu bị từ chối, người phê duyệt có thể lưu ý lý do tại sao yêu cầu bị từ chối và cho phép người yêu cầu thực hiện các chỉnh sửa cần thiết để được chấp thuận.

Tạo trải nghiệm trưng dụng nhất quán đảm bảo không có chi tiêu lãng phí trong tổ chức.

Đơn đặt hàng

Sử dụng hệ thống điện tử giúp loại bỏ nhu cầu đặt hàng thủ công trên giấy (PO) hoặc thời gian dành cho việc nhập dữ liệu. Các PR được chấp thuận trở thành nhiều PO nếu cần, tùy thuộc vào số lượng mục hàng và nhà cung cấp.

Đơn đặt hàng (PO).

Bởi vì phần mềm cung cấp sự minh bạch hoàn toàn cho quy trình, bất kỳ ai có quyền thích hợp đều có thể dễ dàng xác định vị trí PO trong chuỗi phê duyệt tại một thời điểm nhất định. Các đường mòn kiểm tra đảm bảo trách nhiệm giải trình vì chúng lưu ý ngày, giờ và người thực hiện hành động đối với đơn đặt hàng. Điều này làm tăng tốc độ xử lý PO đáng kể.

Phê duyệt hóa đơn

Phê duyệt và xử lý hóa đơn là một trong những lĩnh vực chính của quy trình mua sắm có thể trở nên hiệu quả hơn nhiều với việc sử dụng tự động hóa mua sắm.

Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn, giải pháp quản lý mua sắm sẽ xử lý hóa đơn giấy để số hóa hóa đơn đó và kiểm tra hóa đơn đó dựa trên bất kỳ thông tin nào có sẵn, chẳng hạn như tên nhà cung cấp, hạn mức PO và các khoản thanh toán theo hợp đồng.

Trong trường hợp có sự khác biệt, hệ thống phê duyệt sẽ ngăn việc thanh toán biểu mẫu hóa đơn và quyết định những việc cần làm dựa trên các quy tắc được xác định trước. Khi mọi thứ đều theo thứ tự, hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn đến bộ phận tài khoản phải trả, nơi nó được phê duyệt để thanh toán cuối cùng.

Quản lý nhà cung cấp

Quá trình lựa chọn nhà cung cấp nói chung là thủ công, lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Hệ thống quản lý đấu thầu có thể tự động hóa nhiều nhiệm vụ như kiểm tra lý lịch, xem xét yêu cầu báo giá (RFQ) của nhà cung cấp và theo dõi trong trường hợp thiếu tài liệu hoặc thông tin.

Quản lý nhà cung cấp.

Việc tự động hóa phần mua sắm này giúp tăng cường sự hợp tác của nhà cung cấp bằng cách xử lý tất cả các bước giới thiệu nhà cung cấp trong thời gian kỷ lục với độ chính xác được cải thiện so với xử lý mọi thứ theo cách thủ công.

Phần mềm quản lý đấu thầu có thể hỗ trợ thẩm định qua quá trình xử lý, xem xét và cho điểm các nhà cung cấp nhanh hơn nhiều so với các quy trình thủ công.

Quản lí hợp đồng

Phải mất nhiều thời gian để xử lý các phê duyệt hợp đồng thủ công. Quản lý hợp đồng bao gồm việc thu thập và quản lý các hợp đồng trong toàn tổ chức và lưu trữ chúng một cách an toàn. Trong hệ thống quản lý mua sắm, bạn có thể đính kèm hợp đồng và tệp nhà cung cấp với nhà cung cấp trong hệ thống, do đó, chúng có thể dễ dàng truy cập để kiểm tra tuân thủ.

Kết luận

Như vậy, hi vọng với bài viết này WE đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Procurement Management cũng như những chức năng chính của nó. Nếu như còn gì thắc mắc về Procurement Management, đừng ngừng ngại liên hệ với WE để WE có thể giúp bạn nhé. Chúc bạn một ngày tốt lành!