Quản trị thu mua là gì? Lợi ích và Chiến lược

Eiindustrial We
15/05/2022 , 15:14
Quản trị thu mua là gì? Lợi ích và Chiến lược

Hiểu được quy trình quản trị thu mua có thể giúp bạn tạo điều kiện cho quy trình làm việc hiệu quả cho nhóm của mình và có chiến lược về thời gian, địa điểm và cách thức bạn có được hàng hóa và dịch vụ bên ngoài. Bạn có thể thực hiện các phương pháp hay nhất để quản trị thu mua tại tổ chức của mình bằng cách xem xét các yếu tố và kỹ thuật liên quan đến quá trình mua sắm.

Trong bài viết này, chúng tôi giải thích những điều cơ bản về quản trị thu mua và cung cấp các chiến lược để áp dụng các hệ thống này tại nơi làm việc của bạn.

Quản trị thu mua là gì?

Quản trị thu mua đề cập đến các quy trình và thủ tục liên quan đến việc mua các nguồn cung cấp cho hoạt động kinh doanh. Bởi vì không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể sản xuất nội bộ nguyên liệu, vật tư và dịch vụ liên quan đến chuỗi cung ứng của họ, nhiều công ty sử dụng một số hình thức quản trị thu mua để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và hoàn thành các mục tiêu kinh doanh.

What is Procurement Management and Why is It so Important? • Asana

Quản trị thu mua

Bất kỳ lúc nào công ty cần thuê ngoài một phần hoạt động kinh doanh của họ, họ đều sử dụng quản trị thu mua để đảm bảo hiệu quả và chi phí tối đa.

Các yếu tố của quản trị thu mua

Quá trình quản trị thu mua là một chu trình bắt đầu bằng việc lựa chọn các nguồn lực để có được và kết thúc bằng việc nhận và thanh toán cho các nguồn lực đó. Mỗi yếu tố của quá trình quản trị thu mua liên quan đến tài liệu chuyên sâu để giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm phối hợp với nhau. Các tính năng chính của quản trị thu mua bao gồm:

Lập kế hoạch

Trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch mua nào, nhóm mua sắm lập một kế hoạch chi tiết hóa tất cả các dịch vụ và những điều tốt cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Họ quyết định những gì cần thuê ngoài và đặt ngân sách cho từng hạng mục mua sắm.

Khía cạnh lập kế hoạch của quản trị thu mua liên quan đến việc thiết lập một hệ thống để các nhân viên của công ty liên lạc với nhau về tình trạng của từng loại mua sắm tại bất kỳ thời điểm nào.

Lựa chọn nhà cung cấp

Nghiên cứu và lựa chọn các nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các nhu cầu mua sắm là một yếu tố quan trọng khác của quản trị thu mua. Điều này liên quan đến việc xác định danh sách các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên một bộ tiêu chí như chất lượng, an toàn, chính sách của công ty, độ tin cậy, chi phí, thời gian giao hàng và hơn thế nữa.

Hiểu chính xác khái niệm nhân viên thu mua tiếng Anh là gì?

Các yếu tố của quản trị thu mua

Quy trình quản trị thu mua hiệu quả thường liên quan đến nhiều nhà cung cấp để tạo ra một phương án dự phòng nếu một nhà cung cấp gặp sự cố không mong muốn.

Đàm phán hợp đồng

Bước tiếp theo trong chu trình quản trị thu mua là gửi các đề xuất kinh doanh cho các nhà cung cấp và đàm phán một thỏa thuận. Quá trình thương lượng và ký hợp đồng có thể cung cấp cho nhóm của bạn những hiểu biết sâu sắc về cách nhà cung cấp kinh doanh, giúp bạn xác định có nên ký hợp đồng dịch vụ của họ hay không.

Yêu cầu mua hàng

Sau khi thiết lập hợp đồng và đặt đối tác kinh doanh vào danh sách các nhà cung cấp được chấp thuận, nhóm của bạn có thể gửi các yêu cầu mua hàng để đặt các đơn đặt hàng riêng lẻ. Nhân viên điền vào biểu mẫu để yêu cầu tài trợ cho một giao dịch mua cụ thể từ các nhà cung cấp đã được phê duyệt, sau đó liên lạc với các nhà cung cấp sau khi nhận được sự chấp thuận của công ty.

Thay vì để nhân viên quyết định mua hàng, có quy trình trưng cầu mua hàng đảm bảo rằng không ai đặt hàng trùng lặp hoặc mua hàng từ nhà cung cấp sai.

Vận chuyển

Trên thực tế, nhận các mặt hàng thông qua giao hàng đúng hạn là một phần trọng tâm của quản trị thu mua. Các quy trình liên quan đến giao hàng bao gồm gặp gỡ nhà cung cấp để xác định lịch trình, theo dõi lô hàng, xem xét đơn đặt hàng, lên lịch cho nhân viên nhận lô hàng và thực hiện kiểm tra chất lượng.

Quản lý hóa đơn

Hoàn thành giao dịch bằng cách thanh toán cho nhà cung cấp và quản lý hóa đơn là phần cuối cùng của chu trình quản trị thu mua. Điều này liên quan đến việc đối chiếu đơn đặt hàng với hàng hóa và dịch vụ thực tế đã nhận, cân bằng tài khoản công ty và theo dõi biên lai.

Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng đơn giản hiệu quả - Mona Software

Quản lý hóa đơn

Thực tiễn quản lý hóa đơn có thể giúp bạn theo dõi hiệu quả chi phí của các mối quan hệ với nhà cung cấp theo thời gian và xác định các khả năng sử dụng ngân sách mua sắm của bạn hiệu quả hơn.

Lợi ích của quản trị thu mua

Việc thực hiện các quy trình quản trị thu mua nhất quán tại nơi làm việc của bạn có thể dẫn đến những thay đổi tích cực trong toàn tổ chức của bạn. Một số cách có lợi mà quản trị thu mua tác động đến hoạt động kinh doanh bao gồm:

  1. Độ tin cậy: Bằng cách áp dụng các chính sách quản trị thu mua nhất quán, nhóm nội bộ của bạn có thể trở nên đáng tin cậy và nhất quán hơn khi chia sẻ trách nhiệm mua hàng.
  2. Tiết kiệm tài chính: Quản trị thu mua liên quan đến việc tìm kiếm các nguồn lực tiết kiệm chi phí nhất có thể, dẫn đến tiết kiệm ngân sách đáng kể.
  3. Quản lý thời gian: Bạn sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan hơn khi bạn tin tưởng vào hệ thống quản trị thu mua và có thể tự động hóa các nhiệm vụ chính.
  4. Tuân thủ ngành: Việc bao gồm các quy tắc và quy định tuân thủ ngành vào quy trình quản trị thu mua của bạn đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn và các đối tác của nó đều đáp ứng các yêu cầu thiết yếu cho hoạt động.
  5. Giao tiếp: Hệ thống quản trị thu mua giúp các nhân viên nội bộ dễ dàng trao đổi với nhau về nhu cầu tồn kho, cung ứng và lao động của họ.
  6. Xác định lãng phí: Khi sử dụng các chiến lược quản trị thu mua, việc xác định lãng phí và kém hiệu quả liên quan đến việc mua lại nguồn cung cấp sẽ dễ dàng hơn.
  7. Năng suất: Nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào trách nhiệm cá nhân của họ khi họ có một hệ thống quản trị thu mua đáng tin cậy hướng dẫn công việc của họ.
  8. Các mối quan hệ kinh doanh tốt hơn: Quản trị thu mua không chỉ có thể cải thiện thông tin liên lạc nội bộ mà còn có thể xây dựng các mối quan hệ kinh doanh tốt hơn bằng cách đặt ra các kỳ vọng rõ ràng với các nhà cung cấp.
0 Lượt thích
0 Bình luận
Trâm Võ
13/07/2022 , 04:03

Procurement Management (quản lý mua sắm) là gì? Chức năng của Procurement Management

Quản lý mua sắm chịu trách nhiệm giám sát tất cả các quá trình liên quan đến việc mua các sản phẩm, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:03

Logistics và quản lý chuỗi cung ứng là gì? Phân biệt logistics và quản lý chuỗi cung ứng

Có rất nhiều điểm tương đồng giữa quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và Logistics, nhưng có những điểm khác biệt chính tách biệt hai thực tiễn. Hiểu được vai trò của từng vai trò có thể giúp các công ty cải tiến hoạt động, nâng cao dịch vụ khách hàng và xây dựng lợi thế cạnh tranh. Cùng WE tìm hiểu xem Logistics và quản lý chuỗi cung ứng là gì cũng như là sự khác nhau giữa chúng nhé!

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:03

Bảng chấm công là gì? Những loại bảng chấm công của doanh nghiệp

Bảng chấm công là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Cho dù bạn sử dụng chúng để theo dõi ca làm việc liên tục kéo dài 8 giờ hay là một phần của chiến lược quản lý dự án, điều cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp bạn là phải hiểu hoạt động bên trong bảng chấm công của nhân viên.

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:02

Hiệu suất làm việc là gì? Làm sao để đo lường hiệu suất làm việc?

Đánh giá và đo lường hiệu suất của nhân viên là rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang kéo trọng lượng của họ và thông báo cho bạn về những người không làm việc ở mức mà họ nên làm.

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:02

Quy trình tuyển dụng là gì? Quy trình tuyển dụng bao gồm những bước nào?

Để thuê những nhân viên giỏi nhất, nhiều công ty phát triển một hệ thống tuyển chọn và quy trình làm việc tuyển dụng. Tại một thời điểm nào đó trong cuộc đời, hầu hết mọi người đều đã trải qua quá trình tuyển dụng và lựa chọn, và cho dù bạn mới ra trường hay đang khám phá một bước chuyển mình trong sự nghiệp, thì quá trình tuyển dụng có thể khá đáng sợ.

Trâm Võ
13/07/2022 , 03:55

Hoạt động thương mại là gì? Những hình thức hoạt động thương mại phổ biến hiện nay

“Hoạt động thương mại” có nghĩa là một quá trình thông thường của hành vi thương mại hoặc một giao dịch hoặc hành vi thương mại cụ thể. Tính chất thương mại của một hoạt động sẽ được xác định dựa trên bản chất của quá trình thực hiện hoặc giao dịch hoặc hành động cụ thể, thay vì tham chiếu đến mục đích của nó.

Trâm Võ
13/07/2022 , 03:55

Thanh toán hợp đồng là gì? Tiến trình xử lý thanh toán hợp đồng

Nếu các hợp đồng kinh doanh nhỏ của bạn giao cho các nhà thầu phụ, bạn sẽ cần phải tạo một thỏa thuận thanh toán cho nhà thầu phụ. Các khoản thanh toán theo hợp đồng được xử lý khác với tiền lương thông thường do cần thiết. Cả hai bên cần được bảo vệ trong giao dịch này để đảm bảo rằng công việc được cung cấp theo thỏa thuận và nhà thầu được thanh toán theo thỏa thuận.

Trâm Võ
13/07/2022 , 03:54

Tổ chức toàn cầu là gì? Danh sách những tổ chức toàn cầu hiện nay

Tổ chức toàn cầu được biết đến là những con đường liên quan đến các tổ chức tiếp cận xuyên biên giới để hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau. Ngay cả những vấn đề trong nước được nhìn nhận dưới lăng kính quốc tế cũng được xem xét cho hạng mục này.