CTV FPT

Thu mua là gì? Những điều cần biết về thu mua trong doanh nghiệp

CTV FPT
18/05/2022 , 02:09
Thu mua là gì? Những điều cần biết về thu mua trong doanh nghiệp

Mua hàng thường chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và quản lý các hợp đồng dài hạn, giám sát hoạt động của nhà cung cấp, đặt hàng cho nhà cung cấp, phát triển cơ sở nhà cung cấp đáp ứng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Nói cách khác, nó là một sự trao đổi tiền lấy một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể.

Thu mua là gì?

Thu mua là một trong những hoạt động quan trọng của một doanh nghiệp. Hoạt động thu mua đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, hàng hóa cho hoạt động thương mại và đảm bảo doanh nghiệp có đủ các vật tư, trang thiết bị cần thiết cho hoạt động thường ngày.

Thu mua là gì?

Quy trình mua hàng

Theo truyền thống, quá trình mua hàng là một chu kỳ, với mỗi bước yêu cầu trao đổi thông tin và các phê duyệt khác nhau để tiến về phía trước. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm độc đáo riêng để thêm vào, nhưng nói chung, quy trình mua hàng tuân theo một mô hình sự kiện đã được thiết lập sẵn.

Phân tích nhu cầu

Ở giai đoạn này, công ty nhận ra và lập hồ sơ nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ để giải quyết một vấn đề cụ thể. Nhóm mua sắm mô tả nhu cầu được đáp ứng và làm việc với những người khác để xác định cách tốt nhất để thực hiện điều đó.

Ví dụ: một công ty phải đối mặt với chi phí đi lại cao có thể đầu tư vào phương tiện di chuyển của công ty tiết kiệm nhiên liệu hơn cho nhân viên bán hàng của mình hoặc giảm thời gian đi lại cần thiết cho nhân viên ở xa bằng cách đầu tư vào phần mềm viễn thông tiên tiến.

Yêu cầu mua hàng đối với đơn đặt hàng

Phần “mua hàng” của quy trình mua hàng bắt đầu bằng một yêu cầu mua hàng do cá nhân, nhóm hoặc bộ phận yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ gửi cho bộ phận mua hàng hoặc người quản lý mua hàng. Yêu cầu mua chứa đầy đủ thông tin chi tiết về các vật phẩm hoặc dịch vụ cần nhận được.

Yêu cầu mua hàng đối với đơn đặt hàng.

Yêu cầu mua hàng dưới ngưỡng ngân sách đã thiết lập sẽ tự động được cập nhật để mua đơn đặt hàng và được gửi đến nhà cung cấp ưu tiên cho mặt hàng hoặc dịch vụ đó. Các giao dịch mua đắt hơn, hoặc mua bất ngờ không có trong ngân sách, sẽ được chuyển đến các cá nhân thích hợp để xem xét và phê duyệt trước khi chúng có thể được chuyển đến PO. Các yêu cầu mua bị từ chối được trả lại cho bên cấp để xem xét và chỉnh sửa hoặc làm rõ nếu cần.

Xem xét và phê duyệt đơn đặt hàng

Các đơn đặt hàng đã được phê duyệt được gửi đến kế toán để xác minh số tiền tồn tại trong ngân sách thích hợp để chi trả cho hàng hóa và dịch vụ được yêu cầu.

Yêu cầu đề xuất

PO nhận được phê duyệt ngân sách sẽ được gửi lại cho bộ phận mua sắm và theo yêu cầu, được sử dụng để tạo yêu cầu đề xuất (RFP), còn được gọi là yêu cầu báo giá hoặc RFQ. Chúng được gửi đến các nhà cung cấp để mời thầu để thực hiện đơn đặt hàng hàng hóa hoặc dịch vụ. Các nhà cung cấp tiềm năng gửi hồ sơ dự thầu của họ và được xem xét cẩn thận dựa trên lịch sử hoạt động, hồ sơ tuân thủ và các đặc điểm quan trọng như thời gian chờ trung bình, danh tiếng và giá cả.

Đàm phán và Phê duyệt Hợp đồng

Nhà cung cấp có giá thắng thầu sau đó sẽ được trao một hợp đồng, hợp đồng này sẽ được hoàn thiện thêm trước khi ký kết để đảm bảo các điều khoản và điều kiện tối ưu và đảm bảo sự thỏa thuận chung cho cả hai bên.

Đàm phán và Phê duyệt Hợp đồng.

Sau khi hợp đồng được ký kết, đơn đặt hàng là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và người bán.

Vận chuyển và Nhận hàng

Nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ trong khung thời gian đã thỏa thuận. Sau khi chúng được nhận (trong trường hợp hàng hóa) hoặc thực hiện (trong trường hợp dịch vụ), người mua sẽ xem xét cẩn thận hàng hóa và dịch vụ để đảm bảo rằng họ đã nhận được những gì đã hứa và thông báo cho nhà cung cấp về bất kỳ vấn đề nào.

Kết hợp ba chiều

Nền tảng của quản lý chi tiêu, đối sánh ba chiều là đối chiếu chứng từ vận chuyển / phiếu đóng gói với đơn đặt hàng ban đầu và hóa đơn do nhà cung cấp phát hành. So sánh này được sử dụng để đảm bảo tất cả các thông tin liên quan đến giao dịch là chính xác. Sự khác biệt phải được khắc phục càng sớm càng tốt để tránh các khoản phí bổ sung, chậm trễ trong sản xuất và thanh toán, hoặc gây thiệt hại cho các mối quan hệ với nhà cung cấp.

Phê duyệt và thanh toán hóa đơn

Các đơn hàng đã khớp thành công được chấp thuận thanh toán. Bất kỳ sửa đổi hoặc khoản phí bổ sung nào có thể yêu cầu một lớp phê duyệt khác trước khi thanh toán có thể được phát hành. Sau khi được chấp thuận, thanh toán được phát hành cho nhà cung cấp. Lý tưởng nhất là các khoản thanh toán như vậy được thực hiện với mục tiêu thu được chiết khấu thanh toán sớm và các ưu đãi khác đồng thời tránh phí thanh toán chậm.

Cập nhật Hồ sơ Kế toán

Các đơn đặt hàng đã hoàn thành được ghi vào sổ sách của công ty và tất cả các tài liệu liên quan đến giao dịch được lưu trữ an toàn ở một vị trí tập trung.

Nguyên tắc cơ bản của thu mua

Một trong những nguyên tắc cơ bản của thu mua là hàng hóa phải được mua tại mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Và một trong những phương tiện trợ giúp cho việc quản lý bộ phận thu mua của bạn là các số liệu phân tích thu mua. Những số liệu này có thể được lập dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn.

Nguyên tắc cơ bản của thu mua.

Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua hàng ngày tốt là việc sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hạn chế các đơn đặt mua hàng và yêu cầu mua hàng. Các đơn đặt mua hàng được sử dụng để mua hàng với một nhà cung cấp đã thỏa thuận.

Yêu cầu mua hàng được đưa ra bởi nhân sự trong công ty (không thuộc bộ phận thu mua) khi họ cần một loại sản phẩm cụ thể nào đó cho mục đích bảo dưỡng hoặc nhằm làm tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường.

Nguồn: Tổng hợp

0 Lượt thích
0 Bình luận
Trâm Võ
13/07/2022 , 04:03

Procurement Management (quản lý mua sắm) là gì? Chức năng của Procurement Management

Quản lý mua sắm chịu trách nhiệm giám sát tất cả các quá trình liên quan đến việc mua các sản phẩm, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:03

Logistics và quản lý chuỗi cung ứng là gì? Phân biệt logistics và quản lý chuỗi cung ứng

Có rất nhiều điểm tương đồng giữa quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và Logistics, nhưng có những điểm khác biệt chính tách biệt hai thực tiễn. Hiểu được vai trò của từng vai trò có thể giúp các công ty cải tiến hoạt động, nâng cao dịch vụ khách hàng và xây dựng lợi thế cạnh tranh. Cùng WE tìm hiểu xem Logistics và quản lý chuỗi cung ứng là gì cũng như là sự khác nhau giữa chúng nhé!

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:03

Bảng chấm công là gì? Những loại bảng chấm công của doanh nghiệp

Bảng chấm công là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Cho dù bạn sử dụng chúng để theo dõi ca làm việc liên tục kéo dài 8 giờ hay là một phần của chiến lược quản lý dự án, điều cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp bạn là phải hiểu hoạt động bên trong bảng chấm công của nhân viên.

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:02

Hiệu suất làm việc là gì? Làm sao để đo lường hiệu suất làm việc?

Đánh giá và đo lường hiệu suất của nhân viên là rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang kéo trọng lượng của họ và thông báo cho bạn về những người không làm việc ở mức mà họ nên làm.

Trâm Võ
13/07/2022 , 04:02

Quy trình tuyển dụng là gì? Quy trình tuyển dụng bao gồm những bước nào?

Để thuê những nhân viên giỏi nhất, nhiều công ty phát triển một hệ thống tuyển chọn và quy trình làm việc tuyển dụng. Tại một thời điểm nào đó trong cuộc đời, hầu hết mọi người đều đã trải qua quá trình tuyển dụng và lựa chọn, và cho dù bạn mới ra trường hay đang khám phá một bước chuyển mình trong sự nghiệp, thì quá trình tuyển dụng có thể khá đáng sợ.

Trâm Võ
13/07/2022 , 03:55

Hoạt động thương mại là gì? Những hình thức hoạt động thương mại phổ biến hiện nay

“Hoạt động thương mại” có nghĩa là một quá trình thông thường của hành vi thương mại hoặc một giao dịch hoặc hành vi thương mại cụ thể. Tính chất thương mại của một hoạt động sẽ được xác định dựa trên bản chất của quá trình thực hiện hoặc giao dịch hoặc hành động cụ thể, thay vì tham chiếu đến mục đích của nó.

Trâm Võ
13/07/2022 , 03:55

Thanh toán hợp đồng là gì? Tiến trình xử lý thanh toán hợp đồng

Nếu các hợp đồng kinh doanh nhỏ của bạn giao cho các nhà thầu phụ, bạn sẽ cần phải tạo một thỏa thuận thanh toán cho nhà thầu phụ. Các khoản thanh toán theo hợp đồng được xử lý khác với tiền lương thông thường do cần thiết. Cả hai bên cần được bảo vệ trong giao dịch này để đảm bảo rằng công việc được cung cấp theo thỏa thuận và nhà thầu được thanh toán theo thỏa thuận.

Trâm Võ
13/07/2022 , 03:54

Tổ chức toàn cầu là gì? Danh sách những tổ chức toàn cầu hiện nay

Tổ chức toàn cầu được biết đến là những con đường liên quan đến các tổ chức tiếp cận xuyên biên giới để hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau. Ngay cả những vấn đề trong nước được nhìn nhận dưới lăng kính quốc tế cũng được xem xét cho hạng mục này.