Top list 6 Nguyên tắc trong thu mua mà bạn cần biết

Một số nguyên tắc thu mua chính là: 1. Đúng chất lượng 2. Đúng số lượng 3. Đúng lúc 4. Đúng nguồn 5. Đúng giá và 6. Đúng nơi.

Chất lượng phù hợp

Chất lượng được định nghĩa là khả năng làm một việc nhất định hoặc sức mạnh để thỏa mãn một nhu cầu cụ thể.

Nói cách khác, chất lượng có nghĩa là giá trị hữu ích của một thứ cụ thể cho một mục đích cụ thể để thực hiện.

Điểm bắt đầu để xác định chất lượng của các nguyên vật liệu cần thiết trong một tổ chức là mục đích sử dụng cuối cùng, tức là những gì dự định được thực hiện hoặc hoàn thành.

Chất lượng phù hợp.

Chất lượng của một vật liệu có mối quan hệ trực tiếp với việc sử dụng cuối cùng của nó. Nói cách khác, chất lượng không phù hợp có nghĩa là sản phẩm cuối cùng quá tốt hoặc quá xấu cho một mục đích cụ thể. Cả hai điều này đều có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và khả năng cạnh tranh của sản phẩm cuối cùng.

Trong một trường hợp, một số chi phí bổ sung phải làm cho chất lượng cao hơn mức cần thiết và trong trường hợp khác, chất lượng của sản phẩm phát sinh sẽ bị ảnh hưởng.

Yêu cầu chất lượng phải được xác định trước và sau đó được chỉ định một cách chính xác. Sự mơ hồ trong việc xác định chất lượng là một trong những vấn đề lớn trong thu mua hàng hóa. Điều này có thể tránh được bằng cách đảm bảo rằng nhà cung cấp thực sự hiểu chính xác những gì người mua yêu cầu.

Nếu nhà cung cấp không hiểu đúng các yêu cầu chất lượng, một số loại vật liệu sai nhất định sẽ được cung cấp.

Do đó, điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề khác nhau như ngừng sản xuất, người kiểm tra chất lượng từ chối (các) thành phẩm và sự xuất hiện của số lượng (tỷ lệ phần trăm) phế liệu cao vào cuối quá trình sản xuất. Tất cả những số tiền này để lãng phí.

Chất lượng đúng nghĩa là chất lượng phải vừa phải, không quá cao cũng không quá thấp. Quy trình sản xuất luôn muốn có chất lượng tốt nhất để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng có chất lượng tốt nhất trong trường hợp phụ tùng và linh kiện. Cần phải đảm bảo rằng máy không bị mất kiểm soát do chất lượng kém của các vật liệu đó.

Số lượng phù hợp

Vật liệu thu mua phải đúng số lượng. Số lượng phù hợp là số lượng có thể được mua tại một thời điểm với tổng chi phí tối thiểu và hạn chế được tình trạng thiếu nguyên vật liệu.

Số lượng phù hợp.

Đảm bảo và duy trì dòng nguyên vật liệu thường xuyên để thực hiện hoạt động sản xuất là mục tiêu quan trọng của bất kỳ tổ chức mua hàng nào. Nên tránh mua quá nhiều, dẫn đến dự trữ quá nhiều và vốn bị chặn một cách không cần thiết và chi phí ghi sổ hàng tồn kho tăng lên.

Đúng giá

Không dễ để xác định đúng giá nguyên vật liệu. Tuy nhiên, thông qua phân tích chi phí và giá trị, người ta có thể đoán được giá của một hàng hóa. Sau đó, kỹ năng thương lượng của người thu mua, mối quan hệ của anh ta với nhà cung cấp và bản chất cạnh tranh trên thị trường sẽ cùng xác định giá mua thực tế.

Chức năng này có tầm quan trọng hàng đầu vì đây là nơi người mua thực sự có thể giúp ích nhiều cho công ty. Nhưng để thực hiện đúng chức năng này, người mua phải có một ý tưởng thấu đáo về giá cả thị trường, đặc biệt là giá nguyên vật liệu hiện tại, xu hướng có thể xảy ra trong tương lai và điều kiện môi trường ảnh hưởng đến giá cả. Người mua không nên bị người bán ép phải chấp nhận bất kỳ mức giá nào do nhà cung cấp đưa ra. Có nhiều cách khác nhau để xác định giá phù hợp.

Không dễ để xác định đúng giá nguyên vật liệu.

Nhà cung cấp có thể được yêu cầu đưa ra bảng phân tích giá thể hiện chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung, lợi nhuận, v.v. và người mua nên kiểm tra các khoản mục chi phí khác nhau bằng cách so sánh chúng với dữ liệu có sẵn. Anh ta cũng có thể nhận được sự giúp đỡ của bộ phận sản xuất. Trong một số tình huống đấu thầu với một số lượng lớn các nhà cung cấp cũng có thể giúp có được mức giá chính xác.

Đúng nguồn

Lựa chọn nguồn mua nguyên vật liệu phù hợp là điều cần quan tâm trong thủ tục thu mua hàng. Nguồn cung cấp vật liệu phù hợp là nhà cung cấp có thể cung cấp vật liệu đúng chất lượng như đã đặt hàng, đúng số lượng đã đặt hàng, vào đúng thời điểm mà vật liệu được yêu cầu cung cấp, với giá thỏa thuận với nhà cung cấp, người có vị trí để tôn trọng cam kết mà không cần theo dõi nhiều, người có nguồn lực tài chính cần thiết và nhân lực đầy đủ để xử lý đơn đặt hàng và người có uy tín cao hơn và sự liêm chính trong kinh doanh đã được chứng minh.

Nguồn nguyên liệu phải được đặt trong một khoảng cách hợp lý từ tổ chức của người mua. Điều này sẽ giảm thiểu sự chậm trễ giao hàng, phí vận chuyển cao hơn và cải thiện mối liên hệ cá nhân giữa người mua và nhà cung cấp và cho phép dịch vụ sau bán hàng tốt hơn, v.v.

Đúng thời điểm

Thời điểm mà việc mua hàng được thực hiện có tầm quan trọng sống còn. Trường hợp vật phẩm được sử dụng thường xuyên, đúng thời điểm nghĩa là thời điểm lượng hàng tồn kho đạt mức tối thiểu. Mức độ sắp xếp lại vật liệu được cố định cho từng mặt hàng theo nguyên tắc đúng thời điểm.

Đúng thời điểm.

Hành động mua vật tư mới phải được bắt đầu ngay lập tức, khi vật liệu đạt đến mức sắp xếp lại. Mức độ sắp xếp lại cho từng loại vật liệu được tính bằng cách áp dụng công thức sau.

Mức sắp xếp lại = Mức tiêu thụ tối đa x Khoảng thời gian sắp xếp lại tối đa. Bộ phận kiểm soát nguyên vật liệu gửi đơn đề nghị mua hàng đến bộ phận mua hàng để mua nguyên vật liệu. Trong trường hợp nguyên vật liệu được yêu cầu cho những công việc đặc biệt, Bộ phận mua hàng đảm bảo nguyên vật liệu được giao đúng thời hạn.

Một yếu tố quan trọng khác cần được xem xét trong việc thu mua là việc vận chuyển nguyên vật liệu từ các cửa hàng đến các bộ phận sản xuất. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho các công việc khác nhau sẽ làm chậm quá trình sản xuất.

Đúng địa điểm (giao hàng)

Bên cạnh việc thu mua nguyên vật liệu đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng nguồn gốc với giá cả phù hợp, cần đảm bảo nguyên vật liệu được cung cấp đúng nơi. Chi phí vận chuyển và xử lý vật liệu bị ảnh hưởng rất nhiều bởi việc lựa chọn địa điểm phù hợp từ nơi thu mua vật liệu.

Để giảm thiểu những chi phí này, việc lựa chọn đúng địa điểm để mua vật liệu là điều quan trọng hàng đầu. Nếu nhà cung cấp trong nước cũng như bên ngoài đáp ứng các điều kiện này, thì điều kiện trước nên được ưu tiên hơn. Các nguyên tắc mua hàng đã đề cập ở trên có thể được tóm tắt là sáu R của mua hàng. Đây còn được gọi là “những yếu tố cần thiết” mà giám đốc mua hàng phải tuân theo.

Nguồn: Tổng hợp